2017-11-10: 欧专局发布2016年度质量报告

德国华孙专利律师和律师事务所，2017年11月10日，德国慕尼黑

文字：张昊钰（HUASUN） 审校：黄若微（HUASUN）

(图片来源：©EPO）

欧洲专利局在其官方网站上发布了正式版2016年度质量报告（PDF版本，大小为648 KB）。本次报告共计40页，完整目录如下：

• 导论（Introduction）
• 欧专局服务质量的基础（The foundations of quality at the EPO）
• 专利申请程序中的质量保证（Quality assurance in the patent process）
• 程序的及时性（Timeliness of procedures）
• 用户及利益相关者的意见反馈（User and stakeholder feedback）

我们在此摘选本次年度报告中的重要内容总结如下：

1. 欧专局高质量服务的基础

欧专局一直致力于满足乃至超越用户的需求及期望，在专利产品及服务方面保持全球领先的地位，并通过ISO9001质量管理体系来实现这一目标。欧专局秉持着法律确定性、高质量服务、不断优化、广泛参与、知情决策、开放性、承诺性的服务原则。

员工招聘环节是确保高质量专利授权的重要基础，为此，欧专局一直努力为审查员提供高质量的培训、使用绩效管理和工作负荷管理制度、制定更高的工作目标。

同时，欧专局拥有庞大、完备的数据库来支撑检索工作，此外，欧专局还订购了外部数据库，其包含了超过1万份在各个技术领域广泛使用的期刊。

通过开展国际合作，目前欧专局现有技术文献的覆盖范围几乎涵盖了所有中国、韩国、日本的专利目录、摘要以及附图数据。另外，欧专局的审查员还可以检索到中国专利（自1985年）、韩国专利（自2008年）、日本专利（自1999年）的机器翻译英文全文。审查员接受了相关的培训以确保其能够有效的使用CPC、FI/FT及其他分类系统来进行检索，这极大地提高了欧专局的亚洲现有技术文献检索水平。调查数据表明，在2016年有51%的用户表示对官方的亚洲现有文献检索表示（非常）满意，相比此服务在2013年的满意度数据（30%）有了较大的提升。

图为可被欧专局文献数据库收录国家（图片来源©EPO）

2. 专利申请程序中的质量保障手段

检索和审查的一致性确认（Conformity Assurance for Search and Examination, 英文简称CASE）系统：在申请过程中对文件进行质量审查，以保证重要的官方文件被发送至申请人之前所有错误都可以得到改正。在2016年此系统检索和审查程序中的达成率分别为98.5%、98.4%（两者的原定目标都是95%），表明极高比例的文件都是零错误发出。

专利管理的运行质量控制（Operational Quality Control of Patent Administration, 英文简称PA-OQC）：主要通过季度检查来监测专利管理战略目标的达成情况。

局长质量审查（Directorate Quality Audit, 英文简称DQA）：由局长直接负责，审核审查员发出的官方文件是否符合法律要求。

图为欧专局在整个专利过程中质量保障措施和质量控制（图片来源©EPO）

3. 程序的及时性

程序的及时性主要反映在以下方面：

• 检索的及时性：欧专局于2104年开始实施检索阶段的加快处理程序，目标是在收到专利申请的六个月内完成检索及书面审查意见，在2016年欧专局将完成速度提升到5.1个月（从递交申请到发出检索报告/书面意见平均所需的时间）。
• 审查的及时性：欧专局于2016年将加快处理程序扩展到审查和异议程序中。
• 异议程序的耗时：2016年欧专局的异议程序平均处理时长24.8个月。
• 专利信息及授权后活动，包含与专利信息公开相关的所有文件、服务、授权后信息的管理：欧专局密切监视着上述行动以保证信息的公开不会被延迟，以及公开信息的准确性。
• 客户服务的及时性：在2016年欧专局收到了超过65000件用户咨询请求，其中超过89%的请求在两个工作日内得到了解决。

图为在加快处理程序下完成检索的平均时间（图片来源©EPO）

4. 用户及利益相关者的意见反馈

用户意见反馈是欧专局ISO 9001认证质量管理体系的核心要素，为官方做出决定提供支持，从而有助于实现其目标。

2016年用户对检索工作表示（非常）满意度的比例为为80%，保持在一个较高水平。另外，针对亚洲文献检索的满意度由2013年的30%提升到了2016年的51%，针对专利管理的满意度为87%，针对异议程序的满意度为70%。同时欧专局收到的相关投诉数量也有所下降。

随着来自于亚洲的申请及相关文件持续增加，欧专局在2012年进行了一次用户满意度调查，结果显示仍然有较大的提升空间。从那时起，年度质量行动就包含了几项改进亚洲文件及检索的计划。行动的结果是，在来自亚洲的文件空前增加的情况下，用户的满意度水平有了明显的提高。同时，欧专局也制定了相关的2017年度质量行动计划。

除此之外，欧专局还建立了一些论坛来使用户进行咨询并参与进来，并且通过对专利申请过程的内部监控及分析等手段形成改提高质量的基础，如修改PACE以加速专利申请，将欧专局作为其国际检索机构的申请人可以将其文件与之后的PCT申请相联系，签署了专利审查的高速路协议等等。

相关链接：

《欧洲专利局2016年度质量报告》全文（英文，PDF版本）：http://documents.epo.org/projects/babylon/eponet.nsf/0/D4D30CF45FD00F51C125814C003C4B0D/$File/epo_quality_report_2016_en.pdf