2024-06-20: 欧专局前以视频会议方式进行口审的系列问题答疑

华孙事务所，2024年6月20日

基于过去几年欧专局前以视频会议形式举行口审所积累的积极经验，欧专局2022年11月22日的局长决定正式将视频会议方式确定为举行口审的常规方式，并将审查部门、异议部门、受理部门以及法律部门前以视频会议形式举行口审的基本规则合并颁发。自2023年1月1日起，上述四部门前的口审程序原则上都将通过视频会议的方式举行。

问：欧专局前的哪些口审程序可以要求以视频会议的方式举行？

答：根据2022年11月22日局长决定第1条第(1)款和第8条，审查部门（Examining Division）、异议部门（Opposition Division）、受理部门（Receiving Section）以及法律部门（Legal Division）前的口审程序应通过视频会议的方式举行。该决定于2023年1月1日生效，并未规定截止日期。该规定适用于所有该日期（2023年1月1日）之后举行的口审程序。

问：为什么要举行视频口审？

答：以视频会议的方式进行口审可以有效解决因地域关系而产生的额外时间和费用问题，从而以更适合的方式保证口审请求人（以下简称“请求人”）的权利。经过两年多的试点和经验，以视频会议举行口审的形式在很大程度上获得“请求人”的积极认可。鉴于此，欧专局决定进一步推进视频会议形式在口审程序中的应用，使其成为常态。

问：当事人如何参与视频口审及口审所在地的确定？

答：审查部门、异议部门、受理部门、法律部门前的视频口审，都允许当事人及其代理人，当事人及代理人的陪同方、证人以及鉴定人员从不同位置远程参与口审。（2022年11月22日局长决定第2条第(2)款）
口审所在地根据主持口审的部门所在地确定。（2022年11月22日局长决定第2条第(3)款）

问：当事人如何连接到视频口审？

答：欧专局将会以电子邮件的形式通知请求人视频口审的日期、时间以及如何建立连接（以链接或其他合适的方式）等详细信息。（2022年11月22日的官方通告（OJ EPO 2022 A106））

问：是否还可以在欧专局所在处现场进行口审？

答：可以，前提是存在重大理由不适合以视频会议方式举行口审。（2022年11月22日局长决定第1条第(2)款）

请求人可以提出在欧专局所在处现场进行口审的申请，相关部门（审查部门、异议部门、受理部门、法律部门）也可能主动作出在欧专局所在处现场进行口审的决定。（2022年11月22日局长决定第1条第(2)款）

请求人应尽早提出在欧专局所在地举行口审的请求，最好与口审请求一并提出。最终是否同意在欧专局所在地举行口审，将由相关部门（the division）酌情决定。

若请求人的请求在欧专局发出视频口审邀请函后到达，欧专局同意其请求时，则会告知请求人口审程序将在欧专局所在地举行，口审日期会尽可能与已签发的口审邀请函上的日期保持一致；若欧专局不同意其请求，则会通知请求人以已签发的口审邀请函为准，口审将以视频会议的方式举行，并会附上一份拒绝理由。请求人不得单独提起针对该拒绝的申诉。（2022年11月22日的官方通告（OJ EPO 2022 A106））

问：在何种情形下口审不应以视频会议方式举行?

答：在有重大理由的情况下，审查部门、异议部门、受理部门、法律部门前的口审不应以视频会议的形式举行。（2022年11月22日局长决定第1条第(2)款）
2022年11月22日的官方通告（OJ EPO 2022 A106）对上述重大理由作出列举:

-  参与人无法参加视频口审的，比如代理人存在经证明的视觉障碍，无法在屏幕前参加口审，或

-  口审案件的题材和性质不适合以视频方式举行的，比如涉案物品的触觉特征需现场进行展示或鉴定，

-  但泛泛地认为视频口审在技术上不可靠和没有视频设施并不构成该重大理由。

问：若在视频口审当天出现技术问题无法参与口审怎么办？

答：若在视频口审期间出现了无法解决的技术问题，导致视频口审无法按照EPC第113条和116条保障请求人的权利顺利进行，则相关部门会签发一份新的口审邀请函。
但是，若请求人因技术问题以外的原因未能参与视频口审，口审将根据EPC细则第115条第（2）款继续进行。（2022年11月22日局长决定第5条）
欧专局在其2022年11月22日的官方通告中提示，欧专局用于视频口审的工具和最基本的技术要求可能发生变化，因此建议请求人时常查看欧专局网站上的相关信息，并建议需要参加视频口审的人员在口审开始前尽早试用一下。目前欧专局用于视频口审的标准平台是Zoom。欧专局在其网站上详细介绍了参加视频会议口审时设备的技术要求以及其他相关细节（请参见最下方相关链接：欧专局关于以视频会议形式举行口审的常见问题答疑）。

问：是否可以在视频口审过程中传输文件，以何种形式？

答：在视频口审期间，文件必须通过电子邮件的方式提交。在口审开始时，相关部门将向当事人提供提交文件的电子邮箱地址。（2020年5月13日局长决定第1条、2022年11月22日的官方通告（OJ EPO 2022 A106））

需要注意的是，2020年5月13日的官方通告对修改后的申请文件或专利文件提交做出了进一步的规定。修改后的申请文件或专利文件必须使用PDF格式作为附件提交，并且符合WIPO的电子文件存档及处理标准。若不符合欧专局所规定的提交标准、字迹不清晰或不完整，欧专局将立即通知当事方在规定期限内改正，若在规定期限内无法弥补，则视为未收到文件或文件中字迹不清、不完整的部分。（2020年5月13日局长决定第4条）

另外欧专局不要求对以电子邮件的形式发送的文件进行书面确认。（2020年5月13日局长决定第5条）

经相关部门同意，一方当事人可以基于阐述目的展示其屏幕；以这种方式展示的资料将不被视为该方提交的文件。（2022年11月22日的官方通告（OJ EPO 2022 A106））
 

问：是否可以在视频口审程序中进行取证？

答：以视频会议的方式进行的口审中，取证将根据“欧专局局长2020年5月13日有关在电话咨询、视频面谈和视频口审期间传输文件的决定”规定的标准在视频口审程序中通过相关口审部门提供的电子邮箱地址提交。（2022年11月22日局长决定第3条第（1）款）

当在口审中有多方参与者时，一方当事人提交的证据材料应被发送至其他参加视频口审的参与者提供的电子邮箱地址。因此在口审开始前所有视频会议参与者应当向官方并在可能的情况下向对方当事人提供能够及时接收证据材料的电子邮箱地址。（2022年11月22日局长决定第3条第（2）款）

需要注意的是，通过现场勘验进行取证时，如果该取证涉及触感、质地、操作体验或任何其他无法通过视频会议适当传送的特征，则该现场勘验不会以视频会议的方式举行。（2020年12月17日的官方通告（OJ EPO 2020 A135））

问：视频口审的费用如何？

答：欧专局不要求为视频口审支付特定的费用，请求人或其代理人仅需承担其自身网络连接和其技术设施使用的费用。（2022年11月22日的官方通告（OJ EPO 2022 A106））

问：视频口审过程中是否可以录音、录像或转播？

答：除欧专局外任何人不得对视频口审中的任何部分进行录音、录像或转播。（2022年11月22日的官方通告（OJ EPO 2022 A106））

问：公众是否可以参加视频口审旁听？

答：社会公众在提前申请的情况下也可以参加异议部门前的视频口审（Art. 116 (4) EPC），前提是参加人数没有达到规定的上限并且社会公众的参与不会妨碍视频口审的顺利举行。审查部门、受理部门、法律部门前的视频口审不公开（Art. 116 (3) EPC）。 （2022年11月22日的官方通告（OJ EPO 2022 A106））

相关链接：

1、欧专局局长2020年5月13日有关在电话咨询、视频面谈和视频口审期间传输文件的决定（OJ EPO 2020 A71）

https://www.epo.org/en/legal/official-journal/2020/06/a71.html

2、欧专组织行政委员会2020年12月15日有关修改《欧洲专利公约实施细则》第117和118条的决定（CA/D 12/20）（OJ EPO 2020 A132）

https://www.epo.org/en/legal/official-journal/2020/12/a132.html

3、欧专局2020年12月17日有关审查部门前和异议部门前通过视频会议取证的官方通告（OJ EPO 2020 A135）

https://www.epo.org/en/legal/official-journal/2020/12/a135.html

4、欧专局局长2022年11月22日有关审查部门、异议部门、受理部门以及法律部门前的口审以视频会议形式举行的决定（OJ EPO 2022 A103

https://www.epo.org/en/legal/official-journal/2022/11/a103.html

5、欧专局2022年11月22日有关审查部门、异议部门、受理部门和法律部门前以视频会议形式举行的口审以及审查部门前的视频面谈的通告 （OJ EPO 2022 A106）

https://www.epo.org/en/legal/official-journal/2022/11/a106.html

6、欧专局关于以视频会议形式举行口审的常见问题答疑

https://www.epo.org/en/service-support/faq/law-practice/oral-proceedings-held-videoconference